Alle ønsker å bli forstått. Vi ønsker at en leser skal bli informert og forstå hva han, hun eller hen skal gjøre.
Likevel er det forbausende mange som skriver uklare tekster. Mange lurer på om det de skriver, blir presist nok hvis de skriver enkelt og klart.
Dermed blir det en kamp mellom kommunikasjon og presisjon.
Hjelper det å være presis hvis mottakeren ikke forstår hva som står i teksten?
Ofte er det ikke det å være presis nok som er problemet. Dette blir en unnskyldning – at man bruker vanskelige fagtermer istedenfor å anstrenge seg for å bli forstått.
Her er et favoritteksempel på klart og godt språk. Det er fra noen år siden, da ansatte fortsatt måtte levere skattekort. Hun som var ansvarlig for lønnsutbetaling i en organisasjon, sendte stadig vekk ut påminnelser om at vi måtte levere skattekort. Hun ble nok ganske lei av å mase, for en dag sendte hun ut denne teksten til alle i en e-post:
Alle SKAL levere skattekort innen fredag. Dersom du IKKE gjør det, må jeg trekke 50 prosent i skatt. Du kan frata meg den gleden ved å sende skattekortet så fort som mulig.
Jeg elsker dette eksemplet! Og, i tilfelle du lurer, så fungerte det svært bra.
Feil som går igjen
Å skrive klart og tydelig handler om å sette deg inn i mottakerens sted. Jeg legger merke til to klassiske feil som skribenter gjør:
1. De gjemmer viktig informasjon langt nede i teksten
2. De skriver for komplisert og bruker vanskelige ord
Klarspråk og pyramider
Istedenfor å tenke på hva som er viktigst, og sette det øverst, er det mange som venter med å sette inn det viktigste i en konklusjon i slutten av teksten.
En enkel regel er å bruke modellen omvendt pyramide. Da passer du på at det viktigste poenget kommer først, og så skriver du med fallende viktighet.
Svært viktig informasjon
Litt viktig informasjon
Litt mindre viktig
Lite viktig
Uviktig
Det er lett å tro at alle forstår
Å jobbe med klarspråk handler om et ønske og en vilje til å bli forstått. Å bruke vanskelig språk og fagterminologi kan faktisk bli et demokratisk problem. Derfor er det også en satsing på klarspråk i det offentlige.
Hvis du er god til å skrive klart, er det mer sannsynlig at du blir oppfattet som en autoritet. Enda bedre – du bidrar til kvalitet i en bedrift eller organisasjon, fordi andre ikke misforstår viktig informasjon.
Heldigvis er det mange som innser viktigheten av å skrive klart. En fylkeskommune jeg har jobbet med, har en uttalt politikk om at alle tekster på fylkeskommunen skal kunne bli lest av en som er 16 år.
16-åringer er ganske språkmektige. Men hvis språket blir veldig komplekst, detter de av.
Her er det bare øvelse som skal til. Alle som er gode til å skrive, kan lære seg klarspråk.
Hva kan du gjøre for å bli dyktigere i klarspråk?
1. Sørg for at det viktigste kommer først i teksten. Husk omvendt pyramide. Hva er det leseren må vite først for å kunne ta til seg resten av informasjonen?
2. Stopp opp hver gang du bruker et faguttrykk eller fremmedord. Ville leseren din forstått dette ordet? Kan det forstås av en som er 16 år?
3. Erstatt dette med et ord som leseren din forstår. Mange selskaper, spesielt innenfor finans, har ordlister over fy-ord og hva fy-ordene skal erstattes med. Forsikringsselskaper har gått over til å bruke ordet «pris» istedenfor «premie». (De færreste oppfatter det som en premie at de får lov å betale for forsikringen.)
4. Test teksten på en som ikke kjenner faget ditt. I hvert fall hvis du skal sende ut informasjon til eksterne.
Her er et enkelt eksempel på hvordan du kan forenkle en smule. Dette er to tekster som jeg fant på nettet, hvor begge på hver sin måte forklarer bærekraftig utvikling.
Hva foretrekker du å lese i en hektisk hverdag?
Denne teksten?
En bærekraftig utvikling blir definert som en utvikling som tilfredsstiller dagens generasjoners behov uten at det går på bekostning av framtidige generasjoners muligheter for å tilfredsstille sine behov. Med andre ord, vi må bruke ressursene fornuftig.
Eller denne?
Bærekraftig utvikling handler om å ta vare på behovene til mennesker som lever i dag, uten å ødelegge fremtidige generasjoners muligheter til å dekke sine.
Klarspråk å bli bevisst på at du når frem.
Oppsummert: Skriv klart, skriv godt, bli forstått. Eller, som sønnen min sa til meg, da jeg skulle holde et foredrag om hvordan man skal snakke til ungdom:
Snakk som folk!