Stikkord: skrive stillingsannonser

  • Kan dine ansatte bli gode ambassadører i sosial medier?

    Kan dine ansatte bli gode ambassadører i sosial medier?

    Det er ikke akkurat en bombe at de fleste av oss har liten tillit til reklame. Men hva hvis ansatte sprer bedriftens glade budskap i sosiale medier?

    For noen år siden var jeg på Digitaldagen i Bergen og fikk gleden av å høre på Eirik Berge holde foredraget «Hva må til for å lykkes med å skape ambassadører av de ansatte?» Han listet opp fem hovedpunkter som ledere må være bevisst på.

    1. De må ha grunn til å være stolt av bedriften de jobber i.
    Min kommentar: Jeg tror at dette først og fremst gjelder for dem som har vært ansatt en stund. De fleste er ikke råstolte av bedriften fra dag 1 (og det kan faktisk virke mot sin hensikt hvis de sprer masse om jobben med én gang). Men når bedriften har bevist overfor den ansatte at hun/han har grunn til å være stolt, så er dette det beste grunnlaget for å skape en ambassadør – i alle kanaler.

    Mitt råd: Ansatte ønsker å være stolt av bedriften de jobber i. Gi dem grunn til det. Da kan det hende at de delere noe i sosiale medier også.

    2. Bedriften må skape godt innhold som er interessant, nyttig og/eller morsomt. Det som skal deles må gi verdi til mottaker og verdi til avsender.

    Min kommentar: Hvem har lyst til å kjede sine venner eller følgere? Jo flinkere en bedrift er til å skape godt innhold, desto mer stas er det å dele.

    Mitt råd: Skap innhold som er så kult at ansatte ønsker å dele – og at andre ønsker å dele videre. Les boka Contagious av Jonah Berger. Der får du seks konkrete tips til «why things catch on.»

    3. De ansatte må skjønne hvorfor de deler og hvilken positiv effekt det kan ha.

    Min kommentar: Når de ansatte er involvert og vet hva bedriften vil og hvor den er på vei, er det lettere å bidra på alle mulige måter – også i sosiale medier. Dette høres kanskje ut som en selvfølge, men akk …

    Mitt råd: Hold de ansatte oppdatert i gode og dårlige dager. La dem bli medskapere til bedriftens historie.

    4. De ansatte må vite hvordan de skal dele for å oppnå en effekt. Lag gjerne en policy, men unngå for mange forklaringer på hva de ansatte IKKE kan gjøre.

    Min kommentar: Vi skal ha respekt for at alle ikke er komfortable med å dele i sosiale medier. De fleste tenker kanskje på 60-65-åringer med én gang? Husk at generasjon Z har masse erfaring med både snap og chat – men lite erfaring i offentlig deling på sosiale medier. Her kunne jeg vist mange eksempler, men så slem er jeg ikke. (PS: Mange av dem kan ikke bruke e-post heller.)

    Mitt råd: Opplæring er alltid bra. Men ikke hvis den oppfattes som sensur.

    5. Gi de ansatte en belønning når de viser engasjement og, ikke minst, når de skaper godt innhold på egen hånd.

    Min kommentar: Det er alltid hyggelig med en velbegrunnet klapp på skulderen.

    Mitt råd: Gi ansatte som deler noe merkevarebyggende om bedriften, en tommel opp. Og la dem deretter være i fred.

    Når blir det ego å dele?
    En 18-åring jeg kjenner godt sa det slik: «Dere voksne er mye mer ego i sosiale medier.» Er oppdateringer fra jobben noe andre har glede av? Hvordan virker ansatte hvis de deler mye fra arbeidsplassen sin? Begeistret? Servile? Pliktoppfyllende?

    Alt dette henger sammen med hva de ellers deler. Den identiteten vi alle har bygd opp om oss selv på forhånd i sosiale medier, er avgjørende for om det blir bra å dele på vegne av jobben.

    Det kommer an på
    Vi stoler på vennene våre. Derfor er det bra for bedriften hvis ansatte deler. Men bare hvis de vil – og tar hensyn til hva leserne eller følgerne faktisk er interessert i.

    Bedrifter som ansetter ekte relasjonsbyggere, er heldige. De som ikke «bygger relasjoner fordi det lønner seg», men som er oppriktig interessert i andre mennesker og har et ektefølt ønske om å gi verdi, er de som lykkes i sosiale medier.

    Og ellers i livet.

     

  • Skriv godt, bli forstått med klart språk

    Skriv godt, bli forstått med klart språk

    Alle ønsker å bli forstått. Vi ønsker at en leser skal bli informert og forstå hva han, hun eller hen skal gjøre.

    Likevel er det forbausende mange som skriver uklare tekster. Mange lurer på om det de skriver, blir presist nok hvis de skriver enkelt og klart.

    Dermed blir det en kamp mellom kommunikasjon og presisjon.

    Hjelper det å være presis hvis mottakeren ikke forstår hva som står i teksten?

    Ofte er det ikke det å være presis nok som er problemet. Dette blir en unnskyldning – at man bruker vanskelige fagtermer istedenfor å anstrenge seg for å bli forstått.

    Her er et favoritteksempel på klart og godt språk. Det er fra noen år siden, da ansatte fortsatt måtte levere skattekort. Hun som var ansvarlig for lønnsutbetaling i en organisasjon, sendte stadig vekk ut påminnelser om at vi måtte levere skattekort. Hun ble nok ganske lei av å mase, for en dag sendte hun ut denne teksten til alle i en e-post:

    Alle SKAL levere skattekort innen fredag. Dersom du IKKE gjør det, må jeg trekke 50 prosent i skatt. Du kan frata meg den gleden ved å sende skattekortet så fort som mulig.

    Jeg elsker dette eksemplet! Og, i tilfelle du lurer, så fungerte det svært bra.

    Feil som går igjen
    Å skrive klart og tydelig handler om å sette deg inn i mottakerens sted. Jeg legger merke til to klassiske feil som skribenter gjør:

    1.     De gjemmer viktig informasjon langt nede i teksten

    2.     De skriver for komplisert og bruker vanskelige ord

    Klarspråk og pyramider
    Istedenfor å tenke på hva som er viktigst, og sette det øverst, er det mange som venter med å sette inn det viktigste i en konklusjon i slutten av teksten.

    En enkel regel er å bruke modellen omvendt pyramide. Da passer du på at det viktigste poenget kommer først, og så skriver du med fallende viktighet.

    Svært viktig informasjon

    Litt viktig informasjon

    Litt mindre viktig

    Lite viktig

    Uviktig

     

    Det er lett å tro at alle forstår
    Å jobbe med klarspråk handler om et ønske og en vilje til å bli forstått. Å bruke vanskelig språk og fagterminologi kan faktisk bli et demokratisk problem. Derfor er det også en satsing på klarspråk i det offentlige.

    Hvis du er god til å skrive klart, er det mer sannsynlig at du blir oppfattet som en autoritet. Enda bedre – du bidrar til kvalitet i en bedrift eller organisasjon, fordi andre ikke misforstår viktig informasjon.

    Heldigvis er det mange som innser viktigheten av å skrive klart. En fylkeskommune jeg har jobbet med, har en uttalt politikk om at alle tekster på fylkeskommunen skal kunne bli lest av en som er 16 år.

    16-åringer er ganske språkmektige. Men hvis språket blir veldig komplekst, detter de av.

    Her er det bare øvelse som skal til. Alle som er gode til å skrive, kan lære seg klarspråk.

    Hva kan du gjøre for å bli dyktigere i klarspråk?

    1.     Sørg for at det viktigste kommer først i teksten. Husk omvendt pyramide. Hva er det leseren må vite først for å kunne ta til seg resten av informasjonen?

    2.     Stopp opp hver gang du bruker et faguttrykk eller fremmedord. Ville leseren din forstått dette ordet? Kan det forstås av en som er 16 år?

    3.     Erstatt dette med et ord som leseren din forstår. Mange selskaper, spesielt innenfor finans, har ordlister over fy-ord og hva fy-ordene skal erstattes med. Forsikringsselskaper har gått over til å bruke ordet «pris» istedenfor «premie». (De færreste oppfatter det som en premie at de får lov å betale for forsikringen.)

    4.     Test teksten på en som ikke kjenner faget ditt. I hvert fall hvis du skal sende ut informasjon til eksterne.

    Her er et enkelt eksempel på hvordan du kan forenkle en smule. Dette er to tekster som jeg fant på nettet, hvor begge på hver sin måte forklarer bærekraftig utvikling.

    Hva foretrekker du å lese i en hektisk hverdag?

    Denne teksten?

    En bærekraftig utvikling blir definert som en utvikling som tilfredsstiller dagens generasjoners behov uten at det går på bekostning av framtidige generasjoners muligheter for å tilfredsstille sine behov. Med andre ord, vi må bruke ressursene fornuftig.

    Eller denne?

    Bærekraftig utvikling handler om å ta vare på behovene til mennesker som lever i dag, uten å ødelegge fremtidige generasjoners muligheter til å dekke sine.

    Klarspråk å bli bevisst på at du når frem.

    Oppsummert: Skriv klart, skriv godt, bli forstått. Eller, som sønnen min sa til meg, da jeg skulle holde et foredrag om hvordan man skal snakke til ungdom:

    Snakk som folk!

     

  • Har du lyst til å skrive fagbok?

    Har du lyst til å skrive fagbok?

    Å skrive bok er hardt arbeid, krever selvdisiplin og en viss plan og struktur.

    Du bør først undersøke om det faktisk finnes et behov for boka.

    I tillegg bør du tenkte på VERDI for omverdenen. Hva er det jeg bidrar med, og hvorfor er det viktig?

    De færreste tjener masse penger på en bok, men du får delt et viktig budskap OG, i hvert fall for min del, får jeg oppdragsforespørsler fordi folk har lest én eller flere av bøkene.

    Jeg er mentor for flere forfattere. Jeg har også hatt utallige møter med folk (spesielt yngre gründermenn) som har et ønske om å skrive bok, men ikke setter seg ned og gjør den harde jobben.

    Forlag krever som regel at du har en prosjektplan og har skrevet flere prøvekapitler. De må jo se at du kan skrive, og at du mener alvor.

    Oppsummert: Ha en idé med en ny vinkling, test ideen din, sett opp en struktur, jobb hardt.

    Å skrive bok er ikke for pyser, men utrolig tilfredsstillende den dagen du kan holde og lukte på (!) din egen bok.

    Mener du alvor?

    I så fall heier jeg på deg!

     

    PS: Jeg har skrevet tre bøker – Skriv for nettet – kort og godt, Skriv så det selger! og Skriv godt, bli forstått – den siste sammen med Ove Dalen. Alle er på Universitetsforlaget. Deilig.

     

  • Avslagsbrev er også omdømmebygging

    Avslagsbrev er også omdømmebygging

    Enten du har 20 eller 100 spente søkere, så skal nesten alle få et avslagsbrev fra bedriften din. Hva kan du gjøre slik at et avslag gir verdi til søkeren – og til deg?

    De gangene jeg har søkt på en stilling, så har jeg lagt inn tid og krefter. Jeg har lest meg opp på bedriften, jeg har sjekket ut kontaktpersonen i annonsen og jeg har gjort mitt ytterste for at søknaden min både skal vise hvem jeg er og understreke at jeg har fanget opp bedriftens behov og kultur.

    Hvis jeg er så heldig at jeg kjenner noen i bedriften, snakker jeg med dem på forhånd. Jeg forbereder ett eller to gode spørsmål, altså ting jeg virkelig lurer på, og snakker med kontaktpersonen. Og så sender jeg søknaden og går med en spent, liten gladklump i magen og ser for meg hvordan det vil være å jobbe akkurat der.

    For mange år siden, før jeg startet Tekstdoktor, søkte jeg på Den Perfekte Stillingen. Alt lå til rette for at jeg skulle komme på intervju. Arbeidsoppgavene var spennende, jeg hadde en kompetanse som matchet det bedriften var på jakt etter, jeg hadde lang erfaring, gode referanser og hadde skrevet to bøker om skriving. Spør du meg, så var jeg drømmekandidaten. 😀

    Du skjønner nok hvor dette bærer hen. Jeg fikk ikke stillingen. Jeg ble ikke en gang kalt inn til intervju. Og jeg fikk tidenes kjipeste avslagsbrev. Bla, bla, vi har fått mange spennende søkere og vi ønsker ikke å gå videre med deg.

    Selv i dag husker jeg hvilken bedrift dette var, og selv i dag har jeg et dårlig inntrykk av dem.

    Det høres kanskje ut som om jeg er lett å fornærme? Vel, jeg har selvfølgelig ikke fått alle stillinger jeg har søkt på. Og jeg har ikke alltid kommet på intervju. Hva var det med akkurat dette brevet som gjorde at jeg fikk så dårlig inntrykk?

    Bedriften takket ikke for søknaden
    Skulle jeg gi ett tips til deg som må skrive avslagsbrev, så er det i hvert fall å starte med å si «takk». Den som skrev avslagsbrevet jeg fikk, startet med å snakke om bedriften. «Vi har gått gjennom alle søknadene …».

    Bedriften skrev svært kort
    Selvfølgelig er det ikke nødvendig å skrive en avhandling. Det kan være mange grunner til at akkurat jeg ikke kom på intervju. Her synes jeg at det kan passe med én setning eller to om hvorfor jeg ikke ble innkalt. Hvis du skal sende ut mange avslagsbrev, synes jeg det er viktig å legge litt jobb i at denne setningen likevel virker personlig og sympatisk.

    Bedriften var upersonlig
    Bedriften brukte passivt språk («det vises til») og brukte ikke ordet «du» en eneste gang. Også avslagsbrev kan fortelle mye om bedriften og kulturen i bedriften. Selv et ikke-personalisert brev kan være personlig. Bruk «du» og «deg», «vi» og «oss».

    Bedriften avsluttet ikke med noe oppmuntrende
    Det koster ikke mye å avslutte med «Lykke til videre!». For eksempel.

    Fire nivåer
    Jeg mener at vi kan dele søkere inn i fire grupper.

    1.    Den som ikke er aktuell, og som heller ikke har lagt jobb i søknaden

    2.    Den som ikke er aktuell for denne stillingen, men har skrevet en gjennomarbeidet søknad

    3.    Den som ikke kom på intervju, men kunne vært aktuell – med andre ord en person du ønsker å ha en profesjonell relasjon til

    4.    Den som har vært på intervju

     

    Nivå 1 – den slappe søkeren
    Hvis det er tydelig at søkeren ikke har anstrengt seg i søknadsteksten, er det høyst sannsynlig at vedkommende enten ikke er interessert, eller er så desperat at hen sender ut en haug med søknader. Men husk at dette også kan være en person som ikke har mye erfaring med å skrive søknader, for eksempel en nyutdannet student, eller en som har vært i samme jobb i mange år.

    Hvis du fikk en søknad som var full av skrivefeil eller andre feil, for eksempel at søkeren glemte å bytte bedriftens navn i søknaden (!), så synes jeg at det er absolutt på sin plass å skrive dette.

    Nivå 2 – den som ikke er aktuell
    Hvis en person har skrevet en god søknad, men hvor kompetansen ikke stemmer overens med arbeidsoppgavene, skulle jeg ønske (i en perfekt verden) at du hadde tid til å skrive en setning om dette. Da lærer vedkommende noe nytt, og du har bidratt til en litt bedre verden. 

    Det kan være at stillingsannonsen ikke var tydelig nok. Det kan også hende at denne personen kan være aktuell for en annen stilling i bedriften senere.

    Nivå tre – den som du gjerne skulle hatt inne på intervju, men som ikke nådde helt opp
    I dette tilfellet hadde det vært fint om du rakk å skrive én setning eller to om hvorfor ikke denne søkeren ble innkalt. Merk at denne setningen også kan brukes overfor flere. For eksempel: «Vi fikk svært mange høyt kvalifiserte søkere til denne stillingen. Vi la merke til at søknaden din var gjennomarbeidet og relevant for oss. Du kom ikke til intervju, men vi ønsker svært gjerne at du søker en stilling hos oss i fremtiden hvis du ser en jobb som er aktuell for deg.»

    Ser du hvor motiverende dette kan være?

    Nivå fire – den som har vært på intervju
    Her mener jeg at det eneste riktige er å ringe søkeren, eller til og med invitere til en samtale. Hen har kanskje levert case, vært gjennom personlighetstest, vært på flere intervjuer. I tillegg til en samtale vet jeg at en del bedrifter også sender et skriftlig avslag med en grundig begrunnelse. Kudos!

    En annen variant er å sende avslagsbrevet først samt invitere til samtale for å utdype avslaget.

    Så hva gjør du?
    Jeg har all forståelse for at du ikke kan sende personaliserte avslagsbrev til alle søkere. De som ikke kommer til intervju, må kanskje få et standard avslag, spesielt hvis du hadde mange søkere. Sørg likevel for at avslagsbrevet «snakker» direkte til søkeren og viser respekt for den jobben hen har lagt i søknaden.

    Mitt forslag til anatomi for et avslagsbrev

    1.    Takke for søknaden

    2.    Skriv én setning om at bedriften setter pris på tiden og fliden vedkommende har lagt ned i søknaden (så fremt dette er sant!).

    3.    Skrive noe om at det var flere høyt kvalifiserte søkere, men at du virkelig håper at vedkommende søker neste gang det er en ledig stilling

    4.    Ønske lykke til videre og eventuelt være enda tydeligere. «Legg meg gjerne til på LinkedIn. Jeg setter stor pris på videre kontakt med deg fremover.»

    Husk at hvis du jobber i offentlig virksomhet, må du også skrive hvem som ble ansatt i avslagsbrevet.

    Det krever energi å gi personlige avslag – men det kan være verdt strevet. Den som fikk avslag i dag, kan være den rette søkeren i morgen.

     

     

  • Bannlys bullshit!

    Bannlys bullshit!

    Det er så pussig. Ingen, absolutt ingen, har glede av tekster som lyser corporate BS. Likevel fortsetter merkevarer å spy ut gørret på nettsider, i nyhetsbrev og i sosial medier.

    Skriver du «sømløst» og «neste generasjons løsninger» i samme nyhetsbrev? Da venter min digitale søppelbøtta på e-posten din.

    Morgendagens tekster – i dag!
    Gode tekster kan bygge opp og bryte ned. Tekster kan løfte, engasjere og provosere. Med gode tekster kan du vekke oppmerksomhet og trekke leseren inn i innholdet.

    På samme måte som god design skal dekke konkrete og faktisk kundebehov, trenger vi gode tekster for å bli inspirert, lære noe nytt og kanskje til og med kjøpe et produkt.

    Tekster som «driver industriens vekststrategi gjennom innovative tilnærminger» forteller oss absolutt ingenting. Corporate BS koster mer enn det smaker.

    Omstillingsreisen til din virksomhet i denne nye samarbeidsæraen
    Får du ikke til å skru av filteret? Skriving er et håndverk, og alle kan bli flinkere til å skrive. Kom deg på skrivekurs, eller få en ansvarlig voksen fra et velrenommert innholdsbyrå til å skrive for deg.

    Hvis du ikke gir deg, så vit at jeg vil avbestille eller unngå all kommunikasjon fra deg i all fremtid, eller i hvert fall til du har skjerpet deg. Jeg har mange med meg.

    Hilsen anonym tekstdoktor

     

  • Ti tips til godt språk

    Ti tips til godt språk

    Det skal ikke så mye til før språket ditt blir bedre. Har du kontroll på disse ti tipsene, er du på god vei til å skrive klart og tydelig.

    1.     Se for deg leseren din. Hva slags språk er det hun bruker? Hva er det hun foretrekker?

    2.     Skriv som du snakker. Du kan alltid pusse på språket etterpå.

    3.     Skriv korte setninger. Se om du kan erstatte en del av kommaene med punktum.

    4.     Lær deg de viktigste kommareglene. Det er hjelp å få – både på sprakradet.no og korrekturavdelingen.no.

    5.     Tren på «og» og «å». Du kan sette en setning i fortid for å teste om det skal være «og» eller «å». «De ble sittende og vente.» I fortid: «De satt og ventet.» «Hun liker å leke.» «Hun likte å leke.» Når «å leke» ikke endrer seg, vet du at «leke er i infinitiv og skal ha «å» foran seg.

    6.     Ikke del ord som ikke skal deles. Som regel kan du høre om ord skal skrives i ett eller to ord. Klassiske eksempler på særskrivingsfeil er «ananas biter» og «lamme lår». «Biter» blir til et verb og «lamme» til et adjektiv hvis du deler ord feil.

    7.     Bruk «de» og «dem» riktig. «De» er subjektsform, altså når «de» er subjekt i setningen. «De fikk ballen.» «Dem» er objektsform – «Jeg ga dem ballen.» I det siste eksemplet er det «Jeg» som er subjektet. Tenk på engelsk, «de» = «they», «dem» = «them».

    8.     Slå opp ord du er usikker på, bruk naob.no eller en annen ordbok. Heter det slalom eller slålåm? Høytidelig eller høytidlig? Ordboka gir deg svaret.

    9.     Les korrektur. Aller helst bør du få en annen til å lese korrektur for deg.

    10.  Les høyt. Når du hører teksten din, merker du fort hvis noe ikke funker.

     

  • Skrive stillingsannonse? Dette skal du unngå.

    Skrive stillingsannonse? Dette skal du unngå.

    «Show, don’t tell», lærte mange av oss på skolen. Det betyr at vi, istedenfor å pøse på med meningsløse ord, skal anstrenge oss litt ekstra for å gi en god, treffende og nøyaktig beskrivelse av jobben og arbeidsplassen.

    En god stillingsannonse skal ikke bare tiltrekke den rette, den skal også fortelle oss noe viktig om bedriften. Men klisjeene florerer, og mange bedrifter velger dessverre å ty til velkjente floskler, istedenfor å bruke tid på å finne de riktige ordene og beskrivelsene.

    «Godt arbeidsmiljø»
    Det er ikke så lett å finne på noe nytt i en hektisk hverdag. Men det blir for lettvint å skrive «godt arbeidsmiljø». Tenk om det finnes noe ved bedriften din som du kan beskrive – og som forteller oss at det virkelig er trivelig å jobbe hos deg. Her er noen eksempler:

    «Vi samles rundt bordet til vafler hver fredag.»

    «Det kan ofte være hektisk, men vi har lett for å le – og da ler vi sammen.»

    «Ingen spørsmål er for dumme hos oss. Vi vokser mer når vi kan stole på hverandre.»

    Forteller ikke dette mye mer om en bedrift enn «godt arbeidsmiljø»?

    «Dynamisk»
    Det samme gjelder adjektivene vi bruker for å beskrive den perfekte søkeren. Dropp de kjipe beskrivelsene som ikke gir noe ekstra. Hva betyr egentlig dynamisk og fremoverlent? Orker du og dine kolleger å jobbe med en som er «sulten» hele tiden?

    En annen og viktig ulempe med slike ord, er at de stort sett tiltrekker menn. Dette er det forsket på. <lenke til https://www.bbc.com/news/business-44399028>

    «Gode salgsegenskaper»
    Ikke vær utydelig på viktige krav. Hvis du skriver «gode salgsegenskaper”, er det vanskelig å vite hva du egentlig mener. Er det innkommende salg? Utgående salg? Cold calls? Kundeservice? Jo mer presis du er, desto mer tid slipper du å kaste bort på å behandle søknader fra søkere som ikke er den rette for jobben. Hva om du heller skriver:

    «Vi ønsker oss deg som gleder deg til å ta fatt på arbeidsdagen, enten du skal sitte bak rattet, eller ringe en ny kunde.»

    «Du følger opp kunden også etter at salget er i boks.» (Sukk. Min favorittselger.)

    «Mice en plass»
    Ikke bruk ord du ikke engang selv skjønner. Mitt favoritteksempel er annonsen hvor noen søkte etter en bartender som skulle «hente varer fra lager, fylle på og opprettholde mice en place». For det første er det mange som ikke skjønner hva det betyr. For det andre har ikke arbeidsgiver en gang klart å stave «mise en place» riktig. Dobbelt flaut.

    Vær personlig og tenk kreativt
    Tendensen overalt er mer personlig tekst. Ikke bare blir potensielle søkere tiltrukket til bedriften din, men du kan også oppleve at annonsen din blir delt i sosiale medier.

    En stillingsannonse som slo an på Finn.no i 2016, var «Tallknuser søkes til markedsledende bedrift i Ski». Den ble delt mange ganger i sosiale medier – gratis spredning er alltid stas! (Etter dette ble det mye mer vanlig å skrive å søke etter tallknusere.)

    Tommelfingerregel – hvis du har skrevet en stillingsannonse som er så annerledes og treffende at mange ønsker å dele den, da har du gjort noe riktig.

    Tenk kreativt, vær personlig, vis deg frem, tenk på hvem du snakker til.

    God søkerjakt!

     

  • 10 e-post-bud for ledere

    10 e-post-bud for ledere

    Tenk så mye tid vi kunne spart om alle skrev bedre e-poster! Tydelig kommunikasjon på jobb er alltid viktig, og det er ikke mindre viktig i den flommen av informasjon som strømmer inn i innboksene våre.

    Er du en leder (eller kollega) som ønsker deg mer effektive prosesser og bedre skriftlig kommunikasjon? Gå i bresjen for bedre e-postkultur på arbeidsplassen din. Her er mine ti bud, til digital odel og eie:

    1. Sett emnefeltet i arbeid
    Emnefeltet har én eneste jobb – og det er å få kollegaen din til å åpne e-posten. Når det er tydelig hva e-posten din handler om, ser vedkommende med én gang hva hen må gjøre.

    Det verste jeg vet i et emnefelt, er ordet «Hei!». Eller at det ikke står noe i det hele tatt.

    Gulltips: Skriv NYTT emne i emnefeltet når emnet endrer seg. Så slipper du Ad: Re: Ad: Re: «Har du bestilt bobler til avskjedsfesten for Kari?», når e-posten handler om kundemøtet i morgen.

    2. Få frem det viktigste først
    Tenk omvendt pyramide – det viktigste i teksten først, og mindre og mindre viktige detaljer jo lenger ned vi kommer. Når jeg åpner en e-post fra deg, må jeg se med én gang hvorfor denne e-posten er viktig og relevant. Gå rett på sak. Veldig ofte kan du slette det første avsnittet eller de første setningene uten at noe informasjon går tapt. Jeg og kollegene dine takker deg.

    Pass også på at e-posten kun handler om ett tema. Mange av oss liker å lagre e-poster i mapper for å ha oversikt. Hvis du skriver om mange forskjellige ting, blir det bare rot, rør og kognitiv dissonans for oss andre.

    3. Vær tydelig på hva du ønsker deg
    Det er slitsomt (og litt ubehagelig) hvis du er utydelig på hva mottakeren skal gjøre. Hvis jeg får en e-post der det står at «dette må vi ordne opp i», så vet ikke jeg hva som er forventet av meg. For hvem er egentlig vi? Vil du at jeg skal gjøre noe, så si det.

    Det samme gjelder bruk av ordet «dere». Hvis du skriver «kan en av dere hjelpe meg?», kan jeg love deg at alle tenker «det fikser sikkert en av de andre». Bruker du «du» og «deg», så er du sikret at du blir forstått. Det handler om å ha nok autoritet til å be om det du vil ha.

    4. Vær forsiktig med humor og ironi
    Når du ikke ser kollegaen din foran deg, kan du heller ikke vite om hen har en god eller dårlig dag. Samtidig er humor ofte «olje i maskineriet», så du kan i hvert fall vurdere hvor grensene går. Ironi må du være veeeldig forsiktig med. Hvis du er leder, er ironi på jobben forbudt. Punktum.

    5. Gjør e-posten din lett å lese
    Lange avsnitt med tettpakket tekst kan gi alle og enhver angst og magetrøbbel på jobben. Unngå dokø – bruk mange avsnitt og punktlister. Fremhev gjerne viktige ord og poeng i halvfet tekst, eller bruk mellomtitler. (Men ikke bruk for mye halvfet. Da går vinningen opp i spinningen, og «alt» ser like viktig ut.)

    6. Ingen gråter hvis de ikke er på kopi
    Det er sikkert ikke bare jeg som har jobbet med noen som kopierer inn gud, hvermann og bikkja? Tenk gjennom hvem som har nytte av informasjonen du sender ut, og hold andre utenfor. Husk også at «kopi» kun er til informasjon. Hvis du vil at noen skal gjøre noe, må navnet hennes opp i Til-feltet. Hvis hun ikke skal gjøre noe, kan du vurdere om hun skal slippe å få akkurat denne e-posten.

    Hvis du kopierer inn lederen din, kan det se ut som om du ikke har tillit til at mottaker følger opp – eller at du skal forsikre lederen om at du gjør jobben din. Dette er ikke nødvendigvis det beste utgangspunktet for hensiktsmessig kommunikasjon.

    7. Vær forsiktig med å bruke blindkopi-feltet
    Det er litt som å hviske bak ryggen på noen. Alle legger ikke merke til om du har dem på kopi eller blindkopi, og plutselig kan de si noe i et møte som de «ikke skulle visst om». Pinlig.

    8. Skriv tydelige fraværsmeldinger
    Vi liker å vite når vi får svar og om vi får svar. Jeg skrev et veldig tydelig autosvar da jeg var leder og skulle på ferie. Da kunne jeg med god samvittighet slette 600 uleste e-poster (jeg tuller ikke!) etter flere uker på seilbåten. Aaaaah.

    9. Ikke send en e-post når du er forbanna!
    To gulltips her:
    1. Sett aldri mottakerens navn i Til-feltet før e-posten er ferdig skrevet. Plutselig har du trykket Send uten at det var meningen, og helvete er løs.

    2. Er du irritert (les: dritsur), bør du sende e-posten til deg selv først. Da kan du ta en pause, trekke pusten dypt og se hvilken virkning e-posten får på deg når den dukker opp i innboksen din. Får du en e-post med emnet «Nå har du levert for sent – IGJEN!», kan du kjenne på magefølelsen. Er det virkelig dette som skal til for at bedriften skal nå sine mål?

    Husk at e-poster kan bli tatt vare på og sendt videre, og det du skriver, må du kunne stå inne for. Også hvis innholdet havner i avisen.

    10. Ja, du kan bruke smilefjes hvis det passer
    Men tenk på at også emojis ikke skal erstatte tydelig kommunikasjon. Hvis en av medarbeiderne dine har gjort en kjempejobb og sender deg en rapport, er det dårlig stil å avspise vedkommende med et smilefjes eller tommel opp. Ta deg tid til å gi en skikkelig tilbakemelding.

    Er du i tvil? Dropp emojis.

    Til slutt: Må du EGENTLIG skrive en e-post?
    Av og til kan en gul lapp på pulten, en telefon eller en prat ved kaffeautomaten gjøre akkurat samme nytten. Hvis du trenger dokumentasjon og påminnelser, er en e-post din beste venn. Hvis du skal avklare noe kjapt, kan det være like lurt, og mye hyggeligere, med en prat.

    Vennlig hilsen tekstdoktor Calvert

  • Kom’a, komma! Enkle kommaregler gir stor virkning.

    Kom’a, komma! Enkle kommaregler gir stor virkning.

    Det kan være vanskelig å bruke komma riktig. Her en en liten beskrivelse som kan hjelpe deg et stykke på vei.

    En språkviter fortalte meg at det kun er fire-fem mennesker i Norge som behersker kommaregler til det fulle. Det kan så være, men alle har mulighet til å lære seg de enkleste reglene. Det er bare å pugge og trene litt. Og, som jeg sier til studentene mine, er du i tvil – sett komma der du puster.

    For å vise deg de viktigste kommareglene, er jeg nødt til å forklare et par begreper først.

    1. Helsetning: en setning som kan stå alene. «Han er glad.»
    2. Leddsetning: en setning som ikke kan stå alene og har et verb i seg, som her: «Da jeg kom hjem …». Jeg liker å tenke på leddsetninger som bendelormer. Disse parasittene har mange ledd og må ha en «vert» for å overleve. På samme måte må en leddsetning ha en helsetning for å ha livets rett. (Bare søk på bendelormer på Google, så ser du hva jeg mener. Kanskje det er bedre å bruke fantasien her, forresten.)


    Vi begynner med de aller letteste reglene:

    • Alltid komma mellom to helsetninger som er bundet sammen med og, eller, men, for. «Han skal gå på skrivekurs, og hun gleder seg til å se resultatet.»  (Her er det to helsetninger: 1. Han skal gå på skrivekurs. 2. Hun gleder seg til å se resultatet.)
    • Alltid komma foran «men». («Du kan glemme mye, men akkurat denne regelen er lett å huske.»)
    • Komma i oppramsinger. «Ole, Dole og Doffen.» Det noen gjør feil her, er å sette inn komma etter «Dole». Det gjør man kun på engelsk, såkalte «serial commas». Her er litt om kommaregler i engelsk.
    • Komma etter svarord, utropsord og tiltaleord.
      «Ja, jeg er en bendelorm!» («Ja» er et svarord.)
      «Hurra, jeg er kvitt bendelormen!» («Hurra» er et utropsord.)
      «Harald, fant du ikke bendelormen din?» («Harald» er et tiltaleord.)Forbausende mange glemmer denne regelen. Her er det bare å lese høyt eller inni deg. Setningen blir veldig monoton (tenk robot), hvis ikke vi får en naturlig pustepause etter ord som Ja, Hurra og Harald.

     

    Så går vi over til regler som noen synes er vanskeligere:

    • Komma foran og etter forklarende tillegg. «Bendelormen, en type flatorm, kan ha opptil flere tusen ledd.»
    • En regel som er ganske lik den forrige: komma foran og bak innskutte tilføyelser – altså tekst som ikke er viktig for setningen som helhet. «Sensoren, som var fornøyd med oppgaven, ga studenten toppkarakter.» Her er det litt «nice to know» inni setningen, men det er ikke avgjørende for setningens betydning at sensoren er fornøyd. Det kunne også stått: «Sensoren ga studenten toppkarakter.»
    • Men hva med denne setningen, da? «Sensoren som var fornøyd med oppgaven, ga studenten toppkarakter.» Ser du forskjell på denne setningen og setningen i forrige regel? Her det viktig informasjon! Sensoren som var fornøyd (altså ikke de andre misfornøyde sensorene) ga studenten toppkarakter. Regelen heter «komma etter nødvendig innskutt leddsetning».
    • Komma mellom sideordnede (likestilte) adjektiver. «Hun hadde et lite, pent hode.» Her kan du like gjerne si: «Hun hadde et lite og pent hode.» Dersom det første ordet modifiserer det andre ordet, altså forteller noe om det andre adjektivet, skal det ikke være komma. Hører du forskjell her? «Hun hadde et lite pent hode.» (Her er «lite» et adverb.)

     

    Dette får holde, tror jeg. Nei, jeg MÅ ha med denne regelen til slutt:

    • Komma når leddsetning kommer foran helsetning. «Når jeg er ferdig med å skrive blogginnlegg, skal jeg lage kakao. Leddsetning: «Når jeg er ferdig med å skrive blogginnlegg …». Helsetning: «Jeg skal lage kakao.» (Det er bare å bytte om «jeg» og «skal», så ser du at setningen står for seg selv.)

     

    Til slutt: Ikke få hetta hvis du synes komma er vanskelig. Les høyt. Hør etter hvor det er naturlig å ta en liten pustepause. Viktigst av alt: SKRIV! Det er gøy!

    Klem fra en tekstdoktor nær deg :-)

    PS: Er du på jakt etter et skrivekurs hvor vi snakker om språk, stil og stemme? Jeg skreddersyr for bedriften din.

  • Tekstvettreglene anno 2022

    Tekstvettreglene anno 2022

    I sosiale medier kan det være fort gjort å havne i usikkert terreng, enten du er på jazzende hjemmebane i en chat, eller i åpne landskap.

    Kanskje disse reglene kan hjelpe deg før du begir deg ut på tasta-tur?

    1. Planlegg hva du skal skrive, og grav frem hovedbudskapet.
    2. Tilpass tekstlengden til kanal og andre forhold.
    3. Ta hensyn til varsler og tilbakemeldinger fra erfarne kjentfolk.
    4. Vær forberedt på et skred av kommentarer, selv på korte innlegg.
    5. Ha en indre styrke for å kunne hjelpe deg selv og andre.
    6. Gjenkjenn usikre temaer, og undersøk om du kan være på tynn is.
    7. La verdiene dine være kompasset ditt.
    8. Spar på kreftene – alle kommentarer er ikke like viktige.
    9. Det er ingen skam å snu – men det er bedre å være føre var.

    Lykke til!

    Klem og ullteppe fra tekstdoktor Calvert