Tenk så mye tid vi kunne spart om alle skrev bedre e-poster! Tydelig kommunikasjon på jobb er alltid viktig, og det er ikke mindre viktig i den flommen av informasjon som strømmer inn i innboksene våre.
Er du en leder (eller kollega) som ønsker deg mer effektive prosesser og bedre skriftlig kommunikasjon? Gå i bresjen for bedre e-postkultur på arbeidsplassen din. Her er mine ti bud, til digital odel og eie:
1. Sett emnefeltet i arbeid
Emnefeltet har én eneste jobb – og det er å få kollegaen din til å åpne e-posten. Når det er tydelig hva e-posten din handler om, ser vedkommende med én gang hva hen må gjøre.
Det verste jeg vet i et emnefelt, er ordet «Hei!». Eller at det ikke står noe i det hele tatt.
Gulltips: Skriv NYTT emne i emnefeltet når emnet endrer seg. Så slipper du Ad: Re: Ad: Re: «Har du bestilt bobler til avskjedsfesten for Kari?», når e-posten handler om kundemøtet i morgen.
2. Få frem det viktigste først
Tenk omvendt pyramide – det viktigste i teksten først, og mindre og mindre viktige detaljer jo lenger ned vi kommer. Når jeg åpner en e-post fra deg, må jeg se med én gang hvorfor denne e-posten er viktig og relevant. Gå rett på sak. Veldig ofte kan du slette det første avsnittet eller de første setningene uten at noe informasjon går tapt. Jeg og kollegene dine takker deg.
Pass også på at e-posten kun handler om ett tema. Mange av oss liker å lagre e-poster i mapper for å ha oversikt. Hvis du skriver om mange forskjellige ting, blir det bare rot, rør og kognitiv dissonans for oss andre.
3. Vær tydelig på hva du ønsker deg
Det er slitsomt (og litt ubehagelig) hvis du er utydelig på hva mottakeren skal gjøre. Hvis jeg får en e-post der det står at «dette må vi ordne opp i», så vet ikke jeg hva som er forventet av meg. For hvem er egentlig vi? Vil du at jeg skal gjøre noe, så si det.
Det samme gjelder bruk av ordet «dere». Hvis du skriver «kan en av dere hjelpe meg?», kan jeg love deg at alle tenker «det fikser sikkert en av de andre». Bruker du «du» og «deg», så er du sikret at du blir forstått. Det handler om å ha nok autoritet til å be om det du vil ha.
4. Vær forsiktig med humor og ironi
Når du ikke ser kollegaen din foran deg, kan du heller ikke vite om hen har en god eller dårlig dag. Samtidig er humor ofte «olje i maskineriet», så du kan i hvert fall vurdere hvor grensene går. Ironi må du være veeeldig forsiktig med. Hvis du er leder, er ironi på jobben forbudt. Punktum.
5. Gjør e-posten din lett å lese
Lange avsnitt med tettpakket tekst kan gi alle og enhver angst og magetrøbbel på jobben. Unngå dokø – bruk mange avsnitt og punktlister. Fremhev gjerne viktige ord og poeng i halvfet tekst, eller bruk mellomtitler. (Men ikke bruk for mye halvfet. Da går vinningen opp i spinningen, og «alt» ser like viktig ut.)
6. Ingen gråter hvis de ikke er på kopi
Det er sikkert ikke bare jeg som har jobbet med noen som kopierer inn gud, hvermann og bikkja? Tenk gjennom hvem som har nytte av informasjonen du sender ut, og hold andre utenfor. Husk også at «kopi» kun er til informasjon. Hvis du vil at noen skal gjøre noe, må navnet hennes opp i Til-feltet. Hvis hun ikke skal gjøre noe, kan du vurdere om hun skal slippe å få akkurat denne e-posten.
Hvis du kopierer inn lederen din, kan det se ut som om du ikke har tillit til at mottaker følger opp – eller at du skal forsikre lederen om at du gjør jobben din. Dette er ikke nødvendigvis det beste utgangspunktet for hensiktsmessig kommunikasjon.
7. Vær forsiktig med å bruke blindkopi-feltet
Det er litt som å hviske bak ryggen på noen. Alle legger ikke merke til om du har dem på kopi eller blindkopi, og plutselig kan de si noe i et møte som de «ikke skulle visst om». Pinlig.
8. Skriv tydelige fraværsmeldinger
Vi liker å vite når vi får svar og om vi får svar. Jeg skrev et veldig tydelig autosvar da jeg var leder og skulle på ferie. Da kunne jeg med god samvittighet slette 600 uleste e-poster (jeg tuller ikke!) etter flere uker på seilbåten. Aaaaah.
9. Ikke send en e-post når du er forbanna!
To gulltips her:
1. Sett aldri mottakerens navn i Til-feltet før e-posten er ferdig skrevet. Plutselig har du trykket Send uten at det var meningen, og helvete er løs.
2. Er du irritert (les: dritsur), bør du sende e-posten til deg selv først. Da kan du ta en pause, trekke pusten dypt og se hvilken virkning e-posten får på deg når den dukker opp i innboksen din. Får du en e-post med emnet «Nå har du levert for sent – IGJEN!», kan du kjenne på magefølelsen. Er det virkelig dette som skal til for at bedriften skal nå sine mål?
Husk at e-poster kan bli tatt vare på og sendt videre, og det du skriver, må du kunne stå inne for. Også hvis innholdet havner i avisen.
10. Ja, du kan bruke smilefjes hvis det passer
Men tenk på at også emojis ikke skal erstatte tydelig kommunikasjon. Hvis en av medarbeiderne dine har gjort en kjempejobb og sender deg en rapport, er det dårlig stil å avspise vedkommende med et smilefjes eller tommel opp. Ta deg tid til å gi en skikkelig tilbakemelding.
Er du i tvil? Dropp emojis.
Til slutt: Må du EGENTLIG skrive en e-post?
Av og til kan en gul lapp på pulten, en telefon eller en prat ved kaffeautomaten gjøre akkurat samme nytten. Hvis du trenger dokumentasjon og påminnelser, er en e-post din beste venn. Hvis du skal avklare noe kjapt, kan det være like lurt, og mye hyggeligere, med en prat.
Vennlig hilsen tekstdoktor Calvert