Stikkord: tekstdoktor

Det er ikke akkurat en bombe at de fleste av oss har liten tillit til reklame. Men hva hvis ansatte sprer bedriftens glade budskap i sosiale medier?

For noen år siden var jeg på Digitaldagen i Bergen og fikk gleden av å høre på Eirik Berge holde foredraget «Hva må til for å lykkes med å skape ambassadører av de ansatte?» Han listet opp fem hovedpunkter som ledere må være bevisst på.

1. De må ha grunn til å være stolt av bedriften de jobber i.
Min kommentar: Jeg tror at dette først og fremst gjelder for dem som har vært ansatt en stund. De fleste er ikke råstolte av bedriften fra dag 1 (og det kan faktisk virke mot sin hensikt hvis de sprer masse om jobben med én gang). Men når bedriften har bevist overfor den ansatte at hun/han har grunn til å være stolt, så er dette det beste grunnlaget for å skape en ambassadør – i alle kanaler.

Mitt råd: Ansatte ønsker å være stolt av bedriften de jobber i. Gi dem grunn til det. Da kan det hende at de delere noe i sosiale medier også.

2. Bedriften må skape godt innhold som er interessant, nyttig og/eller morsomt. Det som skal deles må gi verdi til mottaker og verdi til avsender.

Min kommentar: Hvem har lyst til å kjede sine venner eller følgere? Jo flinkere en bedrift er til å skape godt innhold, desto mer stas er det å dele.

Mitt råd: Skap innhold som er så kult at ansatte ønsker å dele – og at andre ønsker å dele videre. Les boka Contagious av Jonah Berger. Der får du seks konkrete tips til «why things catch on.»

3. De ansatte må skjønne hvorfor de deler og hvilken positiv effekt det kan ha.

Min kommentar: Når de ansatte er involvert og vet hva bedriften vil og hvor den er på vei, er det lettere å bidra på alle mulige måter – også i sosiale medier. Dette høres kanskje ut som en selvfølge, men akk …

Mitt råd: Hold de ansatte oppdatert i gode og dårlige dager. La dem bli medskapere til bedriftens historie.

4. De ansatte må vite hvordan de skal dele for å oppnå en effekt. Lag gjerne en policy, men unngå for mange forklaringer på hva de ansatte IKKE kan gjøre.

Min kommentar: Vi skal ha respekt for at alle ikke er komfortable med å dele i sosiale medier. De fleste tenker kanskje på 60-65-åringer med én gang? Husk at generasjon Z har masse erfaring med både snap og chat – men lite erfaring i offentlig deling på sosiale medier. Her kunne jeg vist mange eksempler, men så slem er jeg ikke. (PS: Mange av dem kan ikke bruke e-post heller.)

Mitt råd: Opplæring er alltid bra. Men ikke hvis den oppfattes som sensur.

5. Gi de ansatte en belønning når de viser engasjement og, ikke minst, når de skaper godt innhold på egen hånd.

Min kommentar: Det er alltid hyggelig med en velbegrunnet klapp på skulderen.

Mitt råd: Gi ansatte som deler noe merkevarebyggende om bedriften, en tommel opp. Og la dem deretter være i fred.

Når blir det ego å dele?
En 18-åring jeg kjenner godt sa det slik: «Dere voksne er mye mer ego i sosiale medier.» Er oppdateringer fra jobben noe andre har glede av? Hvordan virker ansatte hvis de deler mye fra arbeidsplassen sin? Begeistret? Servile? Pliktoppfyllende?

Alt dette henger sammen med hva de ellers deler. Den identiteten vi alle har bygd opp om oss selv på forhånd i sosiale medier, er avgjørende for om det blir bra å dele på vegne av jobben.

Det kommer an på
Vi stoler på vennene våre. Derfor er det bra for bedriften hvis ansatte deler. Men bare hvis de vil – og tar hensyn til hva leserne eller følgerne faktisk er interessert i.

Bedrifter som ansetter ekte relasjonsbyggere, er heldige. De som ikke «bygger relasjoner fordi det lønner seg», men som er oppriktig interessert i andre mennesker og har et ektefølt ønske om å gi verdi, er de som lykkes i sosiale medier.

Og ellers i livet.

 

Alle ønsker å bli forstått. Vi ønsker at en leser skal bli informert og forstå hva han, hun eller hen skal gjøre.

Likevel er det forbausende mange som skriver uklare tekster. Mange lurer på om det de skriver, blir presist nok hvis de skriver enkelt og klart.

Dermed blir det en kamp mellom kommunikasjon og presisjon.

Hjelper det å være presis hvis mottakeren ikke forstår hva som står i teksten?

Ofte er det ikke det å være presis nok som er problemet. Dette blir en unnskyldning – at man bruker vanskelige fagtermer istedenfor å anstrenge seg for å bli forstått.

Her er et favoritteksempel på klart og godt språk. Det er fra noen år siden, da ansatte fortsatt måtte levere skattekort. Hun som var ansvarlig for lønnsutbetaling i en organisasjon, sendte stadig vekk ut påminnelser om at vi måtte levere skattekort. Hun ble nok ganske lei av å mase, for en dag sendte hun ut denne teksten til alle i en e-post:

Alle SKAL levere skattekort innen fredag. Dersom du IKKE gjør det, må jeg trekke 50 prosent i skatt. Du kan frata meg den gleden ved å sende skattekortet så fort som mulig.

Jeg elsker dette eksemplet! Og, i tilfelle du lurer, så fungerte det svært bra.

Feil som går igjen
Å skrive klart og tydelig handler om å sette deg inn i mottakerens sted. Jeg legger merke til to klassiske feil som skribenter gjør:

1.     De gjemmer viktig informasjon langt nede i teksten

2.     De skriver for komplisert og bruker vanskelige ord

Klarspråk og pyramider
Istedenfor å tenke på hva som er viktigst, og sette det øverst, er det mange som venter med å sette inn det viktigste i en konklusjon i slutten av teksten.

En enkel regel er å bruke modellen omvendt pyramide. Da passer du på at det viktigste poenget kommer først, og så skriver du med fallende viktighet.

Svært viktig informasjon

Litt viktig informasjon

Litt mindre viktig

Lite viktig

Uviktig

 

Det er lett å tro at alle forstår
Å jobbe med klarspråk handler om et ønske og en vilje til å bli forstått. Å bruke vanskelig språk og fagterminologi kan faktisk bli et demokratisk problem. Derfor er det også en satsing på klarspråk i det offentlige.

Hvis du er god til å skrive klart, er det mer sannsynlig at du blir oppfattet som en autoritet. Enda bedre – du bidrar til kvalitet i en bedrift eller organisasjon, fordi andre ikke misforstår viktig informasjon.

Heldigvis er det mange som innser viktigheten av å skrive klart. En fylkeskommune jeg har jobbet med, har en uttalt politikk om at alle tekster på fylkeskommunen skal kunne bli lest av en som er 16 år.

16-åringer er ganske språkmektige. Men hvis språket blir veldig komplekst, detter de av.

Her er det bare øvelse som skal til. Alle som er gode til å skrive, kan lære seg klarspråk.

Hva kan du gjøre for å bli dyktigere i klarspråk?

1.     Sørg for at det viktigste kommer først i teksten. Husk omvendt pyramide. Hva er det leseren må vite først for å kunne ta til seg resten av informasjonen?

2.     Stopp opp hver gang du bruker et faguttrykk eller fremmedord. Ville leseren din forstått dette ordet? Kan det forstås av en som er 16 år?

3.     Erstatt dette med et ord som leseren din forstår. Mange selskaper, spesielt innenfor finans, har ordlister over fy-ord og hva fy-ordene skal erstattes med. Forsikringsselskaper har gått over til å bruke ordet «pris» istedenfor «premie». (De færreste oppfatter det som en premie at de får lov å betale for forsikringen.)

4.     Test teksten på en som ikke kjenner faget ditt. I hvert fall hvis du skal sende ut informasjon til eksterne.

Her er et enkelt eksempel på hvordan du kan forenkle en smule. Dette er to tekster som jeg fant på nettet, hvor begge på hver sin måte forklarer bærekraftig utvikling.

Hva foretrekker du å lese i en hektisk hverdag?

Denne teksten?

En bærekraftig utvikling blir definert som en utvikling som tilfredsstiller dagens generasjoners behov uten at det går på bekostning av framtidige generasjoners muligheter for å tilfredsstille sine behov. Med andre ord, vi må bruke ressursene fornuftig.

Eller denne?

Bærekraftig utvikling handler om å ta vare på behovene til mennesker som lever i dag, uten å ødelegge fremtidige generasjoners muligheter til å dekke sine.

Klarspråk å bli bevisst på at du når frem.

Oppsummert: Skriv klart, skriv godt, bli forstått. Eller, som sønnen min sa til meg, da jeg skulle holde et foredrag om hvordan man skal snakke til ungdom:

Snakk som folk!

 

Å skrive bok er hardt arbeid, krever selvdisiplin og en viss plan og struktur.

Du bør først undersøke om det faktisk finnes et behov for boka.

I tillegg bør du tenkte på VERDI for omverdenen. Hva er det jeg bidrar med, og hvorfor er det viktig?

De færreste tjener masse penger på en bok, men du får delt et viktig budskap OG, i hvert fall for min del, får jeg oppdragsforespørsler fordi folk har lest én eller flere av bøkene.

Jeg er mentor for flere forfattere. Jeg har også hatt utallige møter med folk (spesielt yngre gründermenn) som har et ønske om å skrive bok, men ikke setter seg ned og gjør den harde jobben.

Forlag krever som regel at du har en prosjektplan og har skrevet flere prøvekapitler. De må jo se at du kan skrive, og at du mener alvor.

Oppsummert: Ha en idé med en ny vinkling, test ideen din, sett opp en struktur, jobb hardt.

Å skrive bok er ikke for pyser, men utrolig tilfredsstillende den dagen du kan holde og lukte på (!) din egen bok.

Mener du alvor?

I så fall heier jeg på deg!

 

PS: Jeg har skrevet tre bøker – Skriv for nettet – kort og godt, Skriv så det selger! og Skriv godt, bli forstått – den siste sammen med Ove Dalen. Alle er på Universitetsforlaget. Deilig.

 

Enten du har 20 eller 100 spente søkere, så skal nesten alle få et avslagsbrev fra bedriften din. Hva kan du gjøre slik at et avslag gir verdi til søkeren – og til deg?

De gangene jeg har søkt på en stilling, så har jeg lagt inn tid og krefter. Jeg har lest meg opp på bedriften, jeg har sjekket ut kontaktpersonen i annonsen og jeg har gjort mitt ytterste for at søknaden min både skal vise hvem jeg er og understreke at jeg har fanget opp bedriftens behov og kultur.

Hvis jeg er så heldig at jeg kjenner noen i bedriften, snakker jeg med dem på forhånd. Jeg forbereder ett eller to gode spørsmål, altså ting jeg virkelig lurer på, og snakker med kontaktpersonen. Og så sender jeg søknaden og går med en spent, liten gladklump i magen og ser for meg hvordan det vil være å jobbe akkurat der.

For mange år siden, før jeg startet Tekstdoktor, søkte jeg på Den Perfekte Stillingen. Alt lå til rette for at jeg skulle komme på intervju. Arbeidsoppgavene var spennende, jeg hadde en kompetanse som matchet det bedriften var på jakt etter, jeg hadde lang erfaring, gode referanser og hadde skrevet to bøker om skriving. Spør du meg, så var jeg drømmekandidaten. 😀

Du skjønner nok hvor dette bærer hen. Jeg fikk ikke stillingen. Jeg ble ikke en gang kalt inn til intervju. Og jeg fikk tidenes kjipeste avslagsbrev. Bla, bla, vi har fått mange spennende søkere og vi ønsker ikke å gå videre med deg.

Selv i dag husker jeg hvilken bedrift dette var, og selv i dag har jeg et dårlig inntrykk av dem.

Det høres kanskje ut som om jeg er lett å fornærme? Vel, jeg har selvfølgelig ikke fått alle stillinger jeg har søkt på. Og jeg har ikke alltid kommet på intervju. Hva var det med akkurat dette brevet som gjorde at jeg fikk så dårlig inntrykk?

Bedriften takket ikke for søknaden
Skulle jeg gi ett tips til deg som må skrive avslagsbrev, så er det i hvert fall å starte med å si «takk». Den som skrev avslagsbrevet jeg fikk, startet med å snakke om bedriften. «Vi har gått gjennom alle søknadene …».

Bedriften skrev svært kort
Selvfølgelig er det ikke nødvendig å skrive en avhandling. Det kan være mange grunner til at akkurat jeg ikke kom på intervju. Her synes jeg at det kan passe med én setning eller to om hvorfor jeg ikke ble innkalt. Hvis du skal sende ut mange avslagsbrev, synes jeg det er viktig å legge litt jobb i at denne setningen likevel virker personlig og sympatisk.

Bedriften var upersonlig
Bedriften brukte passivt språk («det vises til») og brukte ikke ordet «du» en eneste gang. Også avslagsbrev kan fortelle mye om bedriften og kulturen i bedriften. Selv et ikke-personalisert brev kan være personlig. Bruk «du» og «deg», «vi» og «oss».

Bedriften avsluttet ikke med noe oppmuntrende
Det koster ikke mye å avslutte med «Lykke til videre!». For eksempel.

Fire nivåer
Jeg mener at vi kan dele søkere inn i fire grupper.

1.    Den som ikke er aktuell, og som heller ikke har lagt jobb i søknaden

2.    Den som ikke er aktuell for denne stillingen, men har skrevet en gjennomarbeidet søknad

3.    Den som ikke kom på intervju, men kunne vært aktuell – med andre ord en person du ønsker å ha en profesjonell relasjon til

4.    Den som har vært på intervju

 

Nivå 1 – den slappe søkeren
Hvis det er tydelig at søkeren ikke har anstrengt seg i søknadsteksten, er det høyst sannsynlig at vedkommende enten ikke er interessert, eller er så desperat at hen sender ut en haug med søknader. Men husk at dette også kan være en person som ikke har mye erfaring med å skrive søknader, for eksempel en nyutdannet student, eller en som har vært i samme jobb i mange år.

Hvis du fikk en søknad som var full av skrivefeil eller andre feil, for eksempel at søkeren glemte å bytte bedriftens navn i søknaden (!), så synes jeg at det er absolutt på sin plass å skrive dette.

Nivå 2 – den som ikke er aktuell
Hvis en person har skrevet en god søknad, men hvor kompetansen ikke stemmer overens med arbeidsoppgavene, skulle jeg ønske (i en perfekt verden) at du hadde tid til å skrive en setning om dette. Da lærer vedkommende noe nytt, og du har bidratt til en litt bedre verden. 

Det kan være at stillingsannonsen ikke var tydelig nok. Det kan også hende at denne personen kan være aktuell for en annen stilling i bedriften senere.

Nivå tre – den som du gjerne skulle hatt inne på intervju, men som ikke nådde helt opp
I dette tilfellet hadde det vært fint om du rakk å skrive én setning eller to om hvorfor ikke denne søkeren ble innkalt. Merk at denne setningen også kan brukes overfor flere. For eksempel: «Vi fikk svært mange høyt kvalifiserte søkere til denne stillingen. Vi la merke til at søknaden din var gjennomarbeidet og relevant for oss. Du kom ikke til intervju, men vi ønsker svært gjerne at du søker en stilling hos oss i fremtiden hvis du ser en jobb som er aktuell for deg.»

Ser du hvor motiverende dette kan være?

Nivå fire – den som har vært på intervju
Her mener jeg at det eneste riktige er å ringe søkeren, eller til og med invitere til en samtale. Hen har kanskje levert case, vært gjennom personlighetstest, vært på flere intervjuer. I tillegg til en samtale vet jeg at en del bedrifter også sender et skriftlig avslag med en grundig begrunnelse. Kudos!

En annen variant er å sende avslagsbrevet først samt invitere til samtale for å utdype avslaget.

Så hva gjør du?
Jeg har all forståelse for at du ikke kan sende personaliserte avslagsbrev til alle søkere. De som ikke kommer til intervju, må kanskje få et standard avslag, spesielt hvis du hadde mange søkere. Sørg likevel for at avslagsbrevet «snakker» direkte til søkeren og viser respekt for den jobben hen har lagt i søknaden.

Mitt forslag til anatomi for et avslagsbrev

1.    Takke for søknaden

2.    Skriv én setning om at bedriften setter pris på tiden og fliden vedkommende har lagt ned i søknaden (så fremt dette er sant!).

3.    Skrive noe om at det var flere høyt kvalifiserte søkere, men at du virkelig håper at vedkommende søker neste gang det er en ledig stilling

4.    Ønske lykke til videre og eventuelt være enda tydeligere. «Legg meg gjerne til på LinkedIn. Jeg setter stor pris på videre kontakt med deg fremover.»

Husk at hvis du jobber i offentlig virksomhet, må du også skrive hvem som ble ansatt i avslagsbrevet.

Det krever energi å gi personlige avslag – men det kan være verdt strevet. Den som fikk avslag i dag, kan være den rette søkeren i morgen.

 

 

Det er så pussig. Ingen, absolutt ingen, har glede av tekster som lyser corporate BS. Likevel fortsetter merkevarer å spy ut gørret på nettsider, i nyhetsbrev og i sosial medier.

Skriver du «sømløst» og «neste generasjons løsninger» i samme nyhetsbrev? Da venter min digitale søppelbøtta på e-posten din.

Morgendagens tekster – i dag!
Gode tekster kan bygge opp og bryte ned. Tekster kan løfte, engasjere og provosere. Med gode tekster kan du vekke oppmerksomhet og trekke leseren inn i innholdet.

På samme måte som god design skal dekke konkrete og faktisk kundebehov, trenger vi gode tekster for å bli inspirert, lære noe nytt og kanskje til og med kjøpe et produkt.

Tekster som «driver industriens vekststrategi gjennom innovative tilnærminger» forteller oss absolutt ingenting. Corporate BS koster mer enn det smaker.

Omstillingsreisen til din virksomhet i denne nye samarbeidsæraen
Får du ikke til å skru av filteret? Skriving er et håndverk, og alle kan bli flinkere til å skrive. Kom deg på skrivekurs, eller få en ansvarlig voksen fra et velrenommert innholdsbyrå til å skrive for deg.

Hvis du ikke gir deg, så vit at jeg vil avbestille eller unngå all kommunikasjon fra deg i all fremtid, eller i hvert fall til du har skjerpet deg. Jeg har mange med meg.

Hilsen anonym tekstdoktor

 

Det skal ikke så mye til før språket ditt blir bedre. Har du kontroll på disse ti tipsene, er du på god vei til å skrive klart og tydelig.

1.     Se for deg leseren din. Hva slags språk er det hun bruker? Hva er det hun foretrekker?

2.     Skriv som du snakker. Du kan alltid pusse på språket etterpå.

3.     Skriv korte setninger. Se om du kan erstatte en del av kommaene med punktum.

4.     Lær deg de viktigste kommareglene. Det er hjelp å få – både på sprakradet.no og korrekturavdelingen.no.

5.     Tren på «og» og «å». Du kan sette en setning i fortid for å teste om det skal være «og» eller «å». «De ble sittende og vente.» I fortid: «De satt og ventet.» «Hun liker å leke.» «Hun likte å leke.» Når «å leke» ikke endrer seg, vet du at «leke er i infinitiv og skal ha «å» foran seg.

6.     Ikke del ord som ikke skal deles. Som regel kan du høre om ord skal skrives i ett eller to ord. Klassiske eksempler på særskrivingsfeil er «ananas biter» og «lamme lår». «Biter» blir til et verb og «lamme» til et adjektiv hvis du deler ord feil.

7.     Bruk «de» og «dem» riktig. «De» er subjektsform, altså når «de» er subjekt i setningen. «De fikk ballen.» «Dem» er objektsform – «Jeg ga dem ballen.» I det siste eksemplet er det «Jeg» som er subjektet. Tenk på engelsk, «de» = «they», «dem» = «them».

8.     Slå opp ord du er usikker på, bruk naob.no eller en annen ordbok. Heter det slalom eller slålåm? Høytidelig eller høytidlig? Ordboka gir deg svaret.

9.     Les korrektur. Aller helst bør du få en annen til å lese korrektur for deg.

10.  Les høyt. Når du hører teksten din, merker du fort hvis noe ikke funker.