Stikkord: e-postkultur

  • 10 e-post-bud for ledere

    10 e-post-bud for ledere

    Tenk så mye tid vi kunne spart om alle skrev bedre e-poster! Tydelig kommunikasjon på jobb er alltid viktig, og det er ikke mindre viktig i den flommen av informasjon som strømmer inn i innboksene våre.

    Er du en leder (eller kollega) som ønsker deg mer effektive prosesser og bedre skriftlig kommunikasjon? Gå i bresjen for bedre e-postkultur på arbeidsplassen din. Her er mine ti bud, til digital odel og eie:

    1. Sett emnefeltet i arbeid
    Emnefeltet har én eneste jobb – og det er å få kollegaen din til å åpne e-posten. Når det er tydelig hva e-posten din handler om, ser vedkommende med én gang hva hen må gjøre.

    Det verste jeg vet i et emnefelt, er ordet «Hei!». Eller at det ikke står noe i det hele tatt.

    Gulltips: Skriv NYTT emne i emnefeltet når emnet endrer seg. Så slipper du Ad: Re: Ad: Re: «Har du bestilt bobler til avskjedsfesten for Kari?», når e-posten handler om kundemøtet i morgen.

    2. Få frem det viktigste først
    Tenk omvendt pyramide – det viktigste i teksten først, og mindre og mindre viktige detaljer jo lenger ned vi kommer. Når jeg åpner en e-post fra deg, må jeg se med én gang hvorfor denne e-posten er viktig og relevant. Gå rett på sak. Veldig ofte kan du slette det første avsnittet eller de første setningene uten at noe informasjon går tapt. Jeg og kollegene dine takker deg.

    Pass også på at e-posten kun handler om ett tema. Mange av oss liker å lagre e-poster i mapper for å ha oversikt. Hvis du skriver om mange forskjellige ting, blir det bare rot, rør og kognitiv dissonans for oss andre.

    3. Vær tydelig på hva du ønsker deg
    Det er slitsomt (og litt ubehagelig) hvis du er utydelig på hva mottakeren skal gjøre. Hvis jeg får en e-post der det står at «dette må vi ordne opp i», så vet ikke jeg hva som er forventet av meg. For hvem er egentlig vi? Vil du at jeg skal gjøre noe, så si det.

    Det samme gjelder bruk av ordet «dere». Hvis du skriver «kan en av dere hjelpe meg?», kan jeg love deg at alle tenker «det fikser sikkert en av de andre». Bruker du «du» og «deg», så er du sikret at du blir forstått. Det handler om å ha nok autoritet til å be om det du vil ha.

    4. Vær forsiktig med humor og ironi
    Når du ikke ser kollegaen din foran deg, kan du heller ikke vite om hen har en god eller dårlig dag. Samtidig er humor ofte «olje i maskineriet», så du kan i hvert fall vurdere hvor grensene går. Ironi må du være veeeldig forsiktig med. Hvis du er leder, er ironi på jobben forbudt. Punktum.

    5. Gjør e-posten din lett å lese
    Lange avsnitt med tettpakket tekst kan gi alle og enhver angst og magetrøbbel på jobben. Unngå dokø – bruk mange avsnitt og punktlister. Fremhev gjerne viktige ord og poeng i halvfet tekst, eller bruk mellomtitler. (Men ikke bruk for mye halvfet. Da går vinningen opp i spinningen, og «alt» ser like viktig ut.)

    6. Ingen gråter hvis de ikke er på kopi
    Det er sikkert ikke bare jeg som har jobbet med noen som kopierer inn gud, hvermann og bikkja? Tenk gjennom hvem som har nytte av informasjonen du sender ut, og hold andre utenfor. Husk også at «kopi» kun er til informasjon. Hvis du vil at noen skal gjøre noe, må navnet hennes opp i Til-feltet. Hvis hun ikke skal gjøre noe, kan du vurdere om hun skal slippe å få akkurat denne e-posten.

    Hvis du kopierer inn lederen din, kan det se ut som om du ikke har tillit til at mottaker følger opp – eller at du skal forsikre lederen om at du gjør jobben din. Dette er ikke nødvendigvis det beste utgangspunktet for hensiktsmessig kommunikasjon.

    7. Vær forsiktig med å bruke blindkopi-feltet
    Det er litt som å hviske bak ryggen på noen. Alle legger ikke merke til om du har dem på kopi eller blindkopi, og plutselig kan de si noe i et møte som de «ikke skulle visst om». Pinlig.

    8. Skriv tydelige fraværsmeldinger
    Vi liker å vite når vi får svar og om vi får svar. Jeg skrev et veldig tydelig autosvar da jeg var leder og skulle på ferie. Da kunne jeg med god samvittighet slette 600 uleste e-poster (jeg tuller ikke!) etter flere uker på seilbåten. Aaaaah.

    9. Ikke send en e-post når du er forbanna!
    To gulltips her:
    1. Sett aldri mottakerens navn i Til-feltet før e-posten er ferdig skrevet. Plutselig har du trykket Send uten at det var meningen, og helvete er løs.

    2. Er du irritert (les: dritsur), bør du sende e-posten til deg selv først. Da kan du ta en pause, trekke pusten dypt og se hvilken virkning e-posten får på deg når den dukker opp i innboksen din. Får du en e-post med emnet «Nå har du levert for sent – IGJEN!», kan du kjenne på magefølelsen. Er det virkelig dette som skal til for at bedriften skal nå sine mål?

    Husk at e-poster kan bli tatt vare på og sendt videre, og det du skriver, må du kunne stå inne for. Også hvis innholdet havner i avisen.

    10. Ja, du kan bruke smilefjes hvis det passer
    Men tenk på at også emojis ikke skal erstatte tydelig kommunikasjon. Hvis en av medarbeiderne dine har gjort en kjempejobb og sender deg en rapport, er det dårlig stil å avspise vedkommende med et smilefjes eller tommel opp. Ta deg tid til å gi en skikkelig tilbakemelding.

    Er du i tvil? Dropp emojis.

    Til slutt: Må du EGENTLIG skrive en e-post?
    Av og til kan en gul lapp på pulten, en telefon eller en prat ved kaffeautomaten gjøre akkurat samme nytten. Hvis du trenger dokumentasjon og påminnelser, er en e-post din beste venn. Hvis du skal avklare noe kjapt, kan det være like lurt, og mye hyggeligere, med en prat.

    Vennlig hilsen tekstdoktor Calvert

  • Kom’a, komma! Enkle kommaregler gir stor virkning.

    Kom’a, komma! Enkle kommaregler gir stor virkning.

    Det kan være vanskelig å bruke komma riktig. Her en en liten beskrivelse som kan hjelpe deg et stykke på vei.

    En språkviter fortalte meg at det kun er fire-fem mennesker i Norge som behersker kommaregler til det fulle. Det kan så være, men alle har mulighet til å lære seg de enkleste reglene. Det er bare å pugge og trene litt. Og, som jeg sier til studentene mine, er du i tvil – sett komma der du puster.

    For å vise deg de viktigste kommareglene, er jeg nødt til å forklare et par begreper først.

    1. Helsetning: en setning som kan stå alene. «Han er glad.»
    2. Leddsetning: en setning som ikke kan stå alene og har et verb i seg, som her: «Da jeg kom hjem …». Jeg liker å tenke på leddsetninger som bendelormer. Disse parasittene har mange ledd og må ha en «vert» for å overleve. På samme måte må en leddsetning ha en helsetning for å ha livets rett. (Bare søk på bendelormer på Google, så ser du hva jeg mener. Kanskje det er bedre å bruke fantasien her, forresten.)


    Vi begynner med de aller letteste reglene:

    • Alltid komma mellom to helsetninger som er bundet sammen med og, eller, men, for. «Han skal gå på skrivekurs, og hun gleder seg til å se resultatet.»  (Her er det to helsetninger: 1. Han skal gå på skrivekurs. 2. Hun gleder seg til å se resultatet.)
    • Alltid komma foran «men». («Du kan glemme mye, men akkurat denne regelen er lett å huske.»)
    • Komma i oppramsinger. «Ole, Dole og Doffen.» Det noen gjør feil her, er å sette inn komma etter «Dole». Det gjør man kun på engelsk, såkalte «serial commas». Her er litt om kommaregler i engelsk.
    • Komma etter svarord, utropsord og tiltaleord.
      «Ja, jeg er en bendelorm!» («Ja» er et svarord.)
      «Hurra, jeg er kvitt bendelormen!» («Hurra» er et utropsord.)
      «Harald, fant du ikke bendelormen din?» («Harald» er et tiltaleord.)Forbausende mange glemmer denne regelen. Her er det bare å lese høyt eller inni deg. Setningen blir veldig monoton (tenk robot), hvis ikke vi får en naturlig pustepause etter ord som Ja, Hurra og Harald.

     

    Så går vi over til regler som noen synes er vanskeligere:

    • Komma foran og etter forklarende tillegg. «Bendelormen, en type flatorm, kan ha opptil flere tusen ledd.»
    • En regel som er ganske lik den forrige: komma foran og bak innskutte tilføyelser – altså tekst som ikke er viktig for setningen som helhet. «Sensoren, som var fornøyd med oppgaven, ga studenten toppkarakter.» Her er det litt «nice to know» inni setningen, men det er ikke avgjørende for setningens betydning at sensoren er fornøyd. Det kunne også stått: «Sensoren ga studenten toppkarakter.»
    • Men hva med denne setningen, da? «Sensoren som var fornøyd med oppgaven, ga studenten toppkarakter.» Ser du forskjell på denne setningen og setningen i forrige regel? Her det viktig informasjon! Sensoren som var fornøyd (altså ikke de andre misfornøyde sensorene) ga studenten toppkarakter. Regelen heter «komma etter nødvendig innskutt leddsetning».
    • Komma mellom sideordnede (likestilte) adjektiver. «Hun hadde et lite, pent hode.» Her kan du like gjerne si: «Hun hadde et lite og pent hode.» Dersom det første ordet modifiserer det andre ordet, altså forteller noe om det andre adjektivet, skal det ikke være komma. Hører du forskjell her? «Hun hadde et lite pent hode.» (Her er «lite» et adverb.)

     

    Dette får holde, tror jeg. Nei, jeg MÅ ha med denne regelen til slutt:

    • Komma når leddsetning kommer foran helsetning. «Når jeg er ferdig med å skrive blogginnlegg, skal jeg lage kakao. Leddsetning: «Når jeg er ferdig med å skrive blogginnlegg …». Helsetning: «Jeg skal lage kakao.» (Det er bare å bytte om «jeg» og «skal», så ser du at setningen står for seg selv.)

     

    Til slutt: Ikke få hetta hvis du synes komma er vanskelig. Les høyt. Hør etter hvor det er naturlig å ta en liten pustepause. Viktigst av alt: SKRIV! Det er gøy!

    Klem fra en tekstdoktor nær deg :-)

    PS: Er du på jakt etter et skrivekurs hvor vi snakker om språk, stil og stemme? Jeg skreddersyr for bedriften din.

  • Tekstvettreglene anno 2022

    Tekstvettreglene anno 2022

    I sosiale medier kan det være fort gjort å havne i usikkert terreng, enten du er på jazzende hjemmebane i en chat, eller i åpne landskap.

    Kanskje disse reglene kan hjelpe deg før du begir deg ut på tasta-tur?

    1. Planlegg hva du skal skrive, og grav frem hovedbudskapet.
    2. Tilpass tekstlengden til kanal og andre forhold.
    3. Ta hensyn til varsler og tilbakemeldinger fra erfarne kjentfolk.
    4. Vær forberedt på et skred av kommentarer, selv på korte innlegg.
    5. Ha en indre styrke for å kunne hjelpe deg selv og andre.
    6. Gjenkjenn usikre temaer, og undersøk om du kan være på tynn is.
    7. La verdiene dine være kompasset ditt.
    8. Spar på kreftene – alle kommentarer er ikke like viktige.
    9. Det er ingen skam å snu – men det er bedre å være føre var.

    Lykke til!

    Klem og ullteppe fra tekstdoktor Calvert

  • Kundeservice jeg digger!

    Kundeservice jeg digger!

    I dag gikk jeg inn på en helt vanlig Narvesen på helt vanlige Oslo S og skulle ha en helt vanlig kaffe latte. Hvordan blir et latte-kjøp dagens høydepunkt?

    Jeg tusler inn med gullskoa mine. Det står en smørblid dame bak disken. Hvis du har vært innom Narvesen på Oslo S, den rundt hjørnet for Burger King, så har du sikkert sett henne.

    «Hey, gal, hva skal det være i dag?»

    (Gal som i girl. Gøy. Jeg er bare 56 år, men likevel … jeg tar det som en kompliment.)

    «Hei, jeg skal ha en deilig kaffe latte.»

    «Kaffe latte? OH, yeah! Har du lyst på noen sexy bakevarer til?»

    «Hahaha, ikke i dag!»

    «Okei, darling, da er det bare å tæppe money-kortet ditt. Ha en super dag!»

    Det var det hele. Et minimøte som likevel ga meg go’følelsen. Jeg gliste da jeg gikk ut og helte i meg dagens første kaffeslurk.

    Neste gang blir kanskje en sexy bakevare med på lasset, OH yeah. Og jeg kommer til å gå tilbake til akkurat den kiosken i håp om å starte dagen med «Hey, gal!»

    Jeg måtte bare dele. Det skal så himla lite til for å gi god kundeservice, det lille ekstra.

    Klem fra blid og lettgledet tekstdoktor

    PS: Det er forresten ikke helt riktig at det ble dagens høydepunkt. Jeg hadde undervisning med mine kjære studenter etterpå, og DET er høydepunktet sitt!

  • Tydelige e-poster er god kundeservice

    Tydelige e-poster er god kundeservice

    Tekstdoktorens 7 tips for god skriftlig kundekommunikasjon

    1. Ta hensyn til kunden din, også hvis han er irritert.

    2. Besvar kun det kunden spør om – ikke alt mulig annet.

    3. Skriv det viktigste først.

    4. Unngå fagspråk og vanskelige uttrykk.

    5. Tilpass deg til kundens språk (ikke bruk motorvogn hvis hun skriver bil).

    6. Kommuniser tydelig. Si fra hvis kunden må vente litt mens du sjekker noe.

    7. Ta vare på deg selv i en hektisk hverdag. Unn deg pauser innimellom.

    Husk at du er helten i førstelinjen og bedriftens ansikt utad. Jo tydeligere du er, desto færre e-poster.


    Vi heier på deg!

    Klem fra tekstdoktor Christine 🙂

  • Gode webinarer på 1–2–3–4

    Gode webinarer på 1–2–3–4

    Det er vel ikke bare jeg som er lei av fomlete webinarer og ustrukturerte digitale møter? Det verste webinaret jeg har vært på – de få minuttene jeg gadd – var om bruk av Zoom, hvor bedriften ikke klarte å bruke (nettopp) Zoom.

    Mine korte, selvfølgelige og litt irritable tips kommer her:

    1. Innhold

    Oppstart: Dropp innledningen om deg selv og dine kunder. Vi som melder oss på, vet noe om deg allerede. Det er derfor vi har meldt oss på. Du bygger mer omdømme på å levere masse verdi enn å snakke om deg selv og vise frem (gjesp) kundelogoer.

    Slides: Ha enkle slides med lite tekst. Husk å animere hvis du har flere ting du skal si på én slide.

    Foredrag og kurs: Vær så kort som du kan, og ha kun ett hovedbudskap.

    Møter: Lag en skikkelig agenda. Oppsummer hvem som gjør hva på slutten av møtet. Bli ferdig før avtalt tid.

    2. Deg som innleder/leder/vertskap

    Blikket: Husk å se i kameraet, selv om det er veldig fristende å se på deltakerne hvis de dukker opp som små firkanter.

    Trynet: Husk å smile! Om du ikke ser deltakerne, så tenk på kameraet som en nær venn.

    Kroppsspråk: Å bruke hendene og litt kroppsspråk ellers gir energi. (Dette er en konkret og veldig hyggelig tilbakemelding jeg fikk etter tre timers Zoom-undervisning med studentene mine på Journalistikk.)

    3. Teknisk

    Test: Sørg for at alt funker. Test på forhånd, uansett plattform – eller få hjelp av en ansvarlig voksen.

    Lyd: Bruk et skikkelig headset med mikrofon. Selv har jeg investert i en Jabra Engage 60.

    (Detalj for spesielt interesserte: Jeg var skeptisk til en «on ear» headset fordi jeg alltid har hatt «over ear» – men Jabraen funker som gull. Lett og fin, og jeg blir ikke like svett som med et tyngre headset «over ear».)

    Lys: Pass på at du ikke får inn lys bakfra. Ha gjerne en liten lampe på pulten og sjekk at du ser noenlunde presentabel ut. (Men god lyd er viktigere!)

    Bluetooth: Hvis du har samme headset koblet til maskin og mobil – pass på at bluetooth til telefonen er skrudd av, så du ikke får inn noe annet enn webinaret eller møtet.

    4. Praktisk

    Arbeidsplassen: Rydd pulten for unødvendig stæsj og sett alt så det ikke synes i kameraet. Jeg har: skrivebok og penn, headset, lampe, Lypsyl (personlig svakhet) og vannflaske. Dessutem har jeg en stor og gammeldags vekkerklokke for å ha stålkontroll på tiden.

    NB: Vannflaske med lokk, ikke vannglass. Skulle du velte flaska, så slipper du at tastaturet drukner.

    Bakgrunn: Pass på at bakgrunnen er ryddig, så er det lettere for deltakerne å fokusere på deg.

    Telefon: Skru telefonen på lydløs (eller helt av) og legg den bort.

    Presentasjonsmodus: Skal du ha et lengre foredrag eller kurs? Selv har jeg ikke fått til presentasjonsmodus på Teams eller Zoom. Det løser jeg ved å ha en ekstra skjerm eller utskrifter av presentasjonen. Da vet jeg hva som kommer på neste slide.

    Familiemedlemmer: Husk å si fra til alle rundt deg når du er opptatt og når du er ledig.

    Oppsummert

    Det aller viktigste er at det tekniske funker, at du går rett på sak slik at du ikke mister deltakerne dine og at du har god lyd. Kommer bikkja inn og vil leke, overlever vi alltids det.

    Vennlig hilsen en tekstdoktor (veldig!) nær deg

  • Hvor lang skal en tekst være?

    Hvor lang skal en tekst være?

    Mange har spurt meg om det optimale ordantallet i en god tekst. Her kommer en omfattende redegjørelse hvor jeg søker å drøfte korrekt lengde på forskjellige typer tekster i diverse kanaler.

    Tekstdoktor Christine Calvert liker ofte korte tekster
    Kort kan være kult!

    Teksten skal være så lang at den gir verdi til leseren.
    Og så kort at du ikke rekker å kjede henne.

    Klem fra tekstdoktoren 🙂

  • Og og å i påsken

    Og og å i påsken

    Kan du ikke forskjell på og og å, ser dine tekster barnslige og uproffe ut (også i diverse kommentarfelter). Vi går mot lysere tider på flere måter. Hvorfor ikke pusse på språket?

     

    Her om dagen fikk jeg en melding på Facebook fra en eks-journalistikkstudent. «Jeg driver å ser etter jobb som journalist …» Sorry, søta, men e-posten din ville gått rett i bøtta hvis jeg var redaktør. Hvis du sliter, er tipset som følger:

    OG binder sammen to hendelser. Jeg driver OG ser etter … De sitter OG venter … De ble sittende OG vente (her er det lett å ta feil, fordi det høres ut som om «vente» skal ha «å» foran seg).

    Å er infinitivsform. Jeg liker å ha påskeferie.

    Usikker? Bruk den såkalte «fortidsprøven». Hvis du endrer en setning til fortid (altså noe som f.eks. skjedde i går) og siste verbet endrer seg, skal det være OG. Sjekk ut:

    OG:
    De ble sittende OG vente.
    De satt OG VENTET (Venter endrer seg til ventet, skjønner?)

    Skal du ut OG reise? (Her skriver veldig mange «å».)
    Jeg var ute OG REISTE.

    Å:
    Jeg liker å ha påskeferie.
    Jeg LIKTE å ha påskeferie.

    Hvis du tror at jeg er helt sprø som sitter inne OG skriver om dette temaet i påskeferien, har du muligens helt rett. Stay safe.

    Hilsen tekstdoktor – og god pOGske 😀

  • Teksttips uten virus

    Teksttips uten virus

    Nå er det enda viktigere å tenke gjennom hva vi skriver og hvordan vi virker på andre mennesker i alle digitale kanaler. Her følger seks ufarlige tips som forhåpentligvis kan smitte litt.

     

    Tips 1. Dropp alle innledninger om korona. Gå rett på sak. Vi har fått med oss at det er virus på gang.

    Ja, vi vet det.

    Dropp forresten alle selvfølgeligheter i innledningen din! Fra  23.3.20:

    Alle som har bodd i Norge i minst ett år, kjenner godt til russetiden. (Og RT er heller ikke en «belønning».)

    ——————–
    Tips 2. Bruk gjerne humor.
    Da viser du at du er menneskelig. Ta tak i ting vi kjenner oss igjen i. Jeg er nyforelsket i Losvik kommune (aka Martin Losvik).

    Pipingen får en annen lyd hos Montesorry og «Losvik kommune».


    På barneskolen der mannen min er rektor, har kollega Raymond Johansen etablert en ny avis til glede for medarbeiderne.

    Vi holder ut om vi står sammen fra hverandre.

    ——————–
    Tips 3. Hjernen skjønner ikke «ikke».

    Oj, det tenkte jeg ikke på at jeg burde gjøre!

    ——————–
    Tips 4. Skriv kort.
    Korte tekster og lister kan ofte fungerer bedre enn lange «rants», spesielt i sosiale medier. Eksempel:

    Tre ting jeg er takknemlig for (her er «ikke» på sin plass):

    1. Norge er ikke i krig
    2. Jeg er ikke flyktning
    3. Det er ikke desember, mørketid og snart jul

    ——————–
    Tips 5. Fjern overflødige ord.

    Eller litt kostnadsfritt?

    ——————–

    Tips 6. Sjekk vanskelige ord før du bruker dem.

    Akk, kunne vi bare tatt forholdsregler på forhånd … Da hadde vi kjøpt mer dopapir.


    Håper dette var til nytte!

    Air high five til deg fra tekstdoktor’n 🙂

    Foto: Coyau / Wikimedia Commons / CC BY-SA 3.0. Photoshoppet av snille Paal Leveraas, som gir ut ukebrevet Tirsdag morgen. Jeg anbefaler deg å abonnere!

  • 6 tips til redigering

    6 tips til redigering

    Noen ganger er alt håpløst. Du sitter der med verdens lengste tekst, og vet at den må skrives om. Sukk … Her er noen konkrete tips fra meg når du skal redigere tekst.

    1. Les gjennom. Først må du lese skikkelig gjennom teksten. Hva er forfatterens viktigste poeng. Hva bør være øverst? Hva kan komme lenger ned?

    2. Fjern overflødig informasjon. Dette er det beste jeg vet! Å stryke tekst er utrolig tilfredsstillende. Jeg vet at jeg er nokså brutal (men man har da ikke sort belte for ingenting).

    3. Strukturer den mørbankede teksten som blir igjen. Se om du har ivaretatt innholdet i den opprinnelige teksten.

    4. Finpuss språket. Du skal få det til å se ut som om teksten er slik den alltid har vært. Wax on, wax off.

    5. Formater. Hvis teksten din skal se bra ut og du er ansvarlig for det, så fiks og mekk. Hvis du leverer til en designer, så pass på at hun skjønner hva du vil med teksten.

    6. Og til slutt leser du gjennom én gang til. «If you have to reread it, rewrite it!»

    Når du etter hvert har redigert mange tekster, kommer du til å merke at det blir en vane. En god vane.

    Lykke til!

    Tekstdoktor Calvert 🙂